No es fácil organizar una asamblea de propiedad horizontal ni tampoco participar en ellas, ya que estas tienen como propósito facilitar un espacio para la toma de decisiones para un numeroso grupo de personas, cumpliendo unos requisitos minimos legales para su ejecución.
Por lo cual es importante ofrecer una lista de recomendaciones que faciliten la realización de una asamblea de propiedad horizontal y garantizar el éxito de la misma, las cuales se exponen a continuación:
1) Tener una fecha definida
Debemos enviar una invitación a los participantes con la antelación suficiente y asegurarnos de que todos confirmen si podrán o no asistir. Esto ayudará a todos a planificar y organizar su semana.
2) Encontrar la herramienta tecnológica más adecuada.
La tecnología es crucial para el éxito de una reunión virtual o mixta como vezzino.co , la cual ofrece un servicio para realizar Reuniones virtuales en Colombia de manera fácil y segura.
3) Orden del día
La reunión debe estar estructurada con claridad y anterioridad. Así, todos sabrán exactamente la temática a tratar y en qué momento hacer preguntas o comentarios.
4) Instaurar una política de “Moderador”
Siempre debe haber alguien a cargo de moderar la reunión, cuyo rol se describe a continuación.
- Apoyo para la verificación del quórum de la reunión.
- Realizar acompañamiento a los participantes de la reunión con cualquier problema que se presente.
- Apoyar al presentador con la exposición y que cumpla con los tiempos asignados a la misma.
- Consolidar las preguntas y asignar la palabra cuando el presentador abra el espacio para la interlocución.
5) Centrarse en lo importante
Se debe coordinar la asamblea centrándonos en los temas clave, la visión general y los obstáculos principales para facilitar la toma de decisiones.
6) No tolerar las faltas de respeto
Las reuniones se realizan para informar, resolver problemas y unir la comunidad, la cual se debe desarrollar en un espacio de respeto mutuo y colaboración. Es importante dar espacio para los comentarios de manera ordenada y tomar nota de las recomendaciones o sugerencias realizadas por los participantes.
7) Registro de la reunión
Se debe dejar registro de todas las medidas acordadas, con el fin de que los participantes puedan consultar en cualquier momento los temas tratados y las decisiones tomadas durante la asamblea.
CONCLUSIÓN
Las reuniones mixtas o virtuales no serán solo tendencia, sino que facilitarán a la propiedad horizontal la toma de decisiones de manera rápida y confiable, donde el éxito no solo lo dará la tecnología si no una correcta planificación, generando una participación activa y eficiente de sus participantes para beneficio de su comunidad.
